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手紙を書くということ。社長、上司へ伝えたい想い。

総務からこのメールが届くと年の瀬を感じるやずや社員。
💌【確認ください】社長・上司への手紙について
毎年の恒例行事となっているやずや社内では、社長へ一通。上司へ一通。
お手紙を出すことになっています。
いつからあるのか、もうすでに当たり前になってしまったこの文化ですが、10年、20年と長く働いている社員が多いやずやでは、「手紙を書いて渡す側(一般社員)」から「手紙を受け取る側(上司)」になった社員も多くいます。
さまざまな年代の社員に、この「手紙」の文化について聞いてみました。

一年を見つめ直すちょうどよい振り返りの時間に

手紙はフリースタイルではなく、書きやすいよう、上司用と社長用と設問が用意され、それに沿って書いていくと一枚が完成するようになっています。

上司用のお手紙での項目には、下記のような設問が12個も並んでいます。
■ 自分のすぐれていると思う点
■ 自分のたりないと思う点・成長するために必要なこと
■ 今期自己研鑽で努力したこと
■ 現在の自分の業務での問題点
■ 自分が現在の部署の責任者だったら、何を変えたいですか?

入社1年目、2年目、7年目の社員に尋ねたところ、
自分の得意なこと、苦手なこと、また頑張ったことを見つめ直す、年1回の自己分析の時間にもなっているそう。
また、普段何気ない会話では伝えきれていない想いを言葉、文章にして書くことで、自分の考えていることを整理することができ、来年やりたいことを固めるちょうどよい振り返りの時間になっているそうです。

もっとやれたんだなあと再認識することも!

受け取った上司は、一通一通の手紙を読みながら、部下とのコミュニケーションをこの一年でどのくらいはかれたかを確かめる瞬間でもあります。
部下の言葉に、「あ、もっとこの仕事を任せて欲しかったんだ」と反省することも多々あるそうです(意外とお互いに気を遣っているのかもしれないですね)。上司は上司で悩みながら部下の指導をしているだけに、この手紙で普段と違う一面が見えることがとても助かっているそう。
この手紙は、もっと期待して欲しい部下と遠慮がちな上司との関係も円滑にしているのかもしれません。

社長へ届けたい想い。ちゃんと読んでくれていますか?

上司へのお手紙を書き終わった後、10日後に提出する社長へのお手紙。
ひとりひとり封筒に入れて社長にしか見れないようにして渡す手紙です。

1年目、2年目、5年目、8年目の社員に尋ねてみたところ、社歴によって社長と話す機会はさまざまですが、社長となかなか仕事の話をじっくりとしたことがないので、この手紙では「自分の仕事」「部署で取り組んだこと」をアピールする場と思って書いているそう。

また社長用のお手紙では、下記の設問もあり、社長がこっそりと読んでどんなチーム体制にしようかと年始に考えているかと思うとドキドキします。
■ やずや内で目標としている人
■ 他部署で尊敬している役職者
■ 来期、やずや内で行ってみたい仕事
■    今後、チャレンジしたい部署
■ 今後、チャレンジしたいプロジェクトや事業
 
この手紙で自分の夢、野望を社長へ伝えている社員もいるそうです!社長に認めてもらえたら一番の早道になりますからね!!

年末最後のお楽しみ♫

そして、御用納めの日。
手紙を受け取った社長、上司からも、部下たちへお手紙が届けられます。
部下がたくさんいる上司は、もう師走はてんてこ舞いとなります。
きっとまだ、今頃必死で書いている上司がいるはずです。

この「やずやの手紙」の文化は、日頃一緒に働く仲間のことに想いを馳せ、一年の感謝の気持ちを伝える手段ともなっています。
叱られたって信頼関係が結ばれていれば受け入れられるもの。上司だって好んで叱る人はいません。それぞれの立場があり、言わないといけないことも多々あります。そんな中で紛れてしまって言えなかった本音も、この一年の終わりの手紙でしっかりと伝えること。これがまた来年のチームワークにつながっているのではと思うのです。小さなことにも「ありがとう」と言える社風はこんなところからも生まれているのかもしれません。

今年も一年、「社内の中から」を読んでいただきありがとうございます。
じわじわと好評のようなので来年も続きます。お楽しみに。

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